Impressum und Datenschutzerklärung

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes (NDSG) ist:

AEWB
Dr. Martin Dust
Bödekerstr. 16
30161 Hannover

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

AEWB
Maximilian Scholz
Bödekerstr. 16
30161 Hannover
datenschutz@aewb-nds.de

Auf unserer Internetseite ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die Online-Anmeldung zu Veranstaltungen im Bereich Fortbildung genutzt werden kann. Nehmen Nutzende diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und in der Verwaltungssoftware ANTRAGO (RR Software GmbH) gespeichert. Die Anmeldung ist für Präsenz- und Online-Veranstaltungen sowie für Blended-Learning-Formate notwendig. Zu der Datenverarbeitung für Onlineveranstaltungen und für Blended-Learning-Formate, die in der Regel auf der AEWB Lernplattform AEWB+ eingebettet sind, und die dazugehörigen Tools BigBlueButton (BBB) und Zoom sind untenstehend (1.1) weitere Informationen zu finden.

Die erhobenen Daten sind:

Notwendige Angaben bei privater Teilnahme/Selbstzahler/-innen:

Notwendige Angaben, wenn die Firma/Einrichtung die Rechnung übernimmt und die Anmeldung über selbige erfolgt:

Weitere Angaben:

Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs die Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen. Zudem ist die Anerkennung der Verfahrensregelungen zur Anmeldung notwendig.

Cookies

Die Internetseite verwendet sogenannte "Session-Cookies". Diese sind notwendig, um die aktuelle Sitzung zusammenzuhalten. Dies geschieht temporär in Form von ID-Nummern. Persönliche Daten sind davon nicht betroffen und nicht relevant für die Funktion der Session-Cookies.

1.1 Beschreibung Onlineveranstaltungen auf AEWB+ mit den Tools Zoom und BigBlueButton (BBB)

Die in der Datenschutzerklärung gemachten Angaben zu AEWB+, Zoom und BBB beziehen sich auf die bei der AEWB aktuell zugängliche Version des Lernmanagement-Systems AEWB+ unter der Adresse https://aewb.iliasnet.de/. Zur Plattform AEWB+ gehören auch die für Online-Fortbildungen und -Veranstaltungen genutzten Tools BigBlueButton und Zoom.

Beschreibung AEWB+, Zoom, BBB

AEWB+ ist die Online-Lernplattform der AEWB. Sie basiert auf dem Open-Source-Tool ILIAS. Die Lernplattform dient der Bereitstellung von Inhalten, der Wissensvermittlung und dem digitalen Austausch der Teilnehmenden. Auf AEWB+ werden den Nutzenden Online-Kurse, Lernmodule, digitale Inhalte und Möglichkeiten zur Kommunikation zwischen Lehrenden und Lernenden bereitgestellt.
Die Lerninhalte (u.a. dargestellt in Texten, Abbildungen, Videos und Dateien) sind auf AEWB+ in den entsprechenden Kursen eingebettet und erreichbar. Daneben bietet AEWB+ Nutzenden in manchen Online-Fortbildungen beispielsweise die Möglichkeit mit Selbstlerntests das Verständnis der Lerninhalte zu überprüfen oder in Projekten gemeinsam zu arbeiten.

Zugang zu AEWB+, BBB, Zoom

Der Zugang zu Online-Veranstaltungen (gemeinsame, digital stattfindende Treffen) und autodidaktisch erfahrbare, eingebettete Lerninhalte erfolgt auf der Plattform AEWB+ und in den Tools BBB und Zoom in der Regel über AEWB+ (Schnittstelle oder Verlinkung).

Zugang zu AEWB+

Die Wahrnehmung aller Angebote auf AEWB+ ist für Teilnehmende freiwillig. Eine Selbstregistrierung ist nicht möglich. Um die Lernplattform zu nutzen, ist eine einmalige Registrierung und zu jedem Login eine Anmeldung erforderlich. Sie besteht aus einem Benutzernamen und Passwort.

Die Registrierung erfolgt durch die AEWB über die Anmeldung zu einer Online- oder Blended-Learning-Veranstaltung (s. 3.1) unter Anerkennung der aktuellen Nutzungsbedingungen. Den Nutzenden werden Benutzername und das Passwort per E-Mail übersandt. Bereits beim ersten Login ist das Passwort zu ändern. Der Benutzername und das gewählte Passwort gilt auch für die zukünftigen Veranstaltungen, die auf AEWB+ eingebettet sind. Der Benutzername ist für die übrigen Nutzenden im Rahmen der jeweiligen Fortbildung sichtbar. Letzteres gilt insbesondere für die Benutzung des Chats oder der Vornahme von Einträgen im Wiki.

In AEWB+ können Nutzende einstellen, welche Felder des eigenen Profils andere Nutzende sehen können.

Zugang zu BBB und Zoom

Für die Durchführung von Online-Veranstaltungen verwendet die AEWB das Open-Source-Tool BBB und die Web-Conferencing-Software Zoom. Die Nutzung von BBB und Zoom ist freiwillig, jedoch für die Durchführung von Online- und Blended-Learning-Veranstaltungen notwendig. Findet eine Online- oder Blended-Learning-Veranstaltung in BBB oder Zoom statt, ist dies bereits bei der Anmeldung transparent ersichtlich (Veranstaltungsort: „online (BBB)“ oder „online (Zoom)“ oder „hybrid (Präsenzort)“ bzw. „hybrid (Zoom)“).

Optionale Nutzendenangaben auf AEWB+, BBB, Zoom

Diese Eingaben können in den Einstellungen des Profils geändert bzw. rückgängig gemacht werden.

Dokumentation des Zugriffs auf AEWB+ in Log-Datei

Der Zugriff auf AEWB+ wird in einer Log-Datei dokumentiert und gespeichert. In der Log-Datei werden folgende Daten erfasst:

1.2. Hybride Veranstaltungen

Was ist eine hybride Veranstaltung?

Eine hybride Veranstaltung der AEWB findet in der Regel zeitgleich an zwei Veranstaltungsorten statt: Ein Teil der Teilnehmenden nimmt online in Zoom teil, der andere Teil nimmt an der Präsenzveranstaltung in der AEWB, Bödekerstr. 16 in 30161 Hannover teil.

Welche Daten werden erhoben?

Im Anmeldeprozess:
Für eine hybride Veranstaltung werden dieselben Daten erhoben wie bei Präsenz- oder Online-Veranstaltungen in Zoom (s. 1. Beschreibung Online-Anmeldung (Aufbau, Ablauf, erhobene Daten, Cookies) und/oder 1.1 Beschreibung Onlineveranstaltungen auf AEWB+ mit den Tools Zoom und BigBlueButton (BBB)). Zusätzlich wird in der Datenbank erfasst, an welchem der beiden möglichen Veranstaltungsorte die Person teilnimmt.

Während der Veranstaltung:
Eine hybride Veranstaltung kann nur mit einem hohen technischen Aufwand erfolgreich realisiert werden. Zur Ausstattung des Seminarraums gehören ein Deckenmikrofon und zwei Kameras sowie Lautsprecher, ein E-Screen und weitere Displays zur Steuerung. Während der hybriden Veranstaltung nimmt das Deckenmikrofon die Geräusche im Seminarraum auf und die Kameras filmen sowohl die Präsenzgruppe als auch die Veranstaltungsleitung. Filmmaterial und Audiospur werden zur Remote- bzw. Onlinegruppe übertragen. Es ist erkennbar, ob Mikrofon und/oder die Kameras angeschaltet sind (s. Infotafeln im Seminarraum). Im Seminarraum gibt es keine Plätze, bei denen ausgeschlossen werden kann, dass eine Erfassung durch Kamera und/oder Deckenmikrofon erfolgt.
Die Onlinegruppe nimmt via Zoom teil. Die Teilnehmenden können selbst entscheiden, ob sie die eigene Kamera und/oder Mikrofon an- oder ausschalten. Bild und Ton ist sowohl für die Online- als auch für die Präsenzgruppe sicht- und hörbar. Letztere sehen und hören die Onlinegruppe über den E-Screen.

Die Aufnahmen werden nicht aufgezeichnet oder gespeichert.

Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i.V.m. § 3 NDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO und Art. 6 Abs.1 lit. e DS-GVO i.V.m. § 3 NDSG i.V.m. § 6 Abs.4 CoronaVO

Veranstaltungsorganisation und Abrechnung

Der Zweck der Erhebung der o.g. notwendigen Daten (s. P. 1) ist die Durchführung der Mitarbeiterfortbildungen (Präsenz-, Hybrid- und Online-Veranstaltungen, Blended-Learning-Formate) in der AEWB. Dies umfasst die elektronische Speicherung und die Verarbeitung der Anmeldung, die Kontaktaufnahme des/der Antragstellenden zur Bestätigung oder Absage, die Erstellung von Namensschildern (Name und ggf. Firma) und die Abrechnung der Veranstaltung. In Ausnahmefällen kontaktiert die AEWB den/die Teilnehmer/-in für wichtige Informationen zur Veranstaltung oder für Rückfragen seitens der Abrechnungsstelle. Zur Abrechnung werden die Kontoverbindung und ggf. abweichende Kontoinhaber bei privater Anmeldung/Selbstzahlern und bei Zahlung des Teilnahmebeitrags durch eine Firma/Einrichtung die Anschrift der Firma/Einrichtung benötigt. Anrede, Name und Anschrift werden zudem zur Ausstellung von digitalen Teilnahmebescheinigungen als PDF und Zertifikaten verwendet. Diese werden den Betroffenen persönlich zum Ende der Veranstaltung per E-Mail zugesendet (Teilnahmebescheinigung) oder postalisch zugeschickt (Zertifikate).

Pandemiebekämpfung

Die Erhebung von Name, Vorname, Adresse und Telefonnummer der Teilnehmenden erfolgt zusätzlich zum Zweck des Nachvollzugs von Infektionsketten im Zusammenhang mit Covid 19 (nur bei Präsenzveranstaltungen bzw. dem Präsenzteil der hybriden Veranstaltung). Teilnehmende die hiermit nicht einverstanden sind, dürfen nicht an unseren Bildungsangeboten teilnehmen.

Weitergabe von Daten an Dozierende und externe Tagungsstätten

Zur Gewährleistung der hohen Qualität und zielgruppengerechten Gestaltung der Veranstaltung werden dem/der Dozent/-in der jeweiligen Veranstaltung relevante Informationen zu den Teilnehmenden der jeweiligen Veranstaltung zur Vorbereitung zur Verfügung gestellt. Diese sind Vor- und Nachname sowie (falls angegeben) Tätigkeit und, falls angegeben, die Organisationszugehörigkeit (z. B. Erwachsenenbildungseinrichtung) der Teilnehmenden. Der/die Dozent/-in ist schriftlich von der AEWB zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet.

Zur optimalen Durchführung von Veranstaltungen in den Seminarräumen der AEWB sowie in externen Veranstaltungsräumen werden der Seminarzentrumbetreuung oder, falls erforderlich, der externen Tagungsstätte eine Liste zur Organisation zur Verfügung gestellt. Diese enthält folgende Daten: Name, Vorname. Falls angegeben und erforderlich außerdem: Hinweise zu Diäten, um eine teilnehmergerechte Verpflegung anbieten zu können, und Hinweise dazu, ob ein Rollstuhlzugang benötigt wird sowie ggf. Hinweise zur Zimmerbuchung (z. B. „EZ“).

Anwesenheitsbestätigung zu Abrechnungszwecken

In der Präsenzveranstaltung wird mit einer Unterschriftenliste die Anwesenheit bestätigt. Dies ist zur Abrechnung der Veranstaltung erforderlich. Die Liste enthält folgende Angaben: Anrede, Vor- und Nachname. Bei Fachtagungen/Sonderveranstaltungen wird zusätzlich die Organisationszugehörigkeit (z. B. Erwachsenenbildungseinrichtung) angegeben, da bei diesen Veranstaltungsformaten die Möglichkeit zum beruflich relevanten Austausch erforderlich ist und ermöglicht wird. In Onlineveranstaltungen wird die Anwesenheit in BBB und Zoom durch das Herunterladen der Teilnehmendenliste dokumentiert. Die Listen werden den Abrechnungsvorgängen hinzugefügt.

Statistische Auswertung

Die folgenden anzugebenen Daten (s. P. 1) werden anonymisiert statistisch ausgewertet: Diese sind die im Dropdownmenü ausgewählten Kategorien zur beruflichen Tätigkeit (Auswahl: Pädagogische Mitarbeiterin, Verwaltungsmitarbeiter/-in, Seminar/Kursleiter/-in, Projektmitarbeiter/-in, anderes, keine Angabe) und die Kategorien zum Arbeitgeber (Auswahl von verschiedenen Einrichtungstypen, anderes, keine Angabe).

Versand des Programmhefts/Aufnahme in Adressverteiler

Die Angabe zur Zusendung des Programmheftes führt bei Auswahl der Kategorie „ja“ zur Aufnahme in den entsprechenden Adressverteiler und damit zur postalischen Zusendung des Programmhefts .

3.1. Online-Veranstaltungen: Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Anmeldedaten in der Verwaltungssoftware Antrago, auf AEWB+, in BBB und Zoom

Die Datenbestände des AEWB+ -Systems und BBB sind bei unserem Dienstleister und Auftragsverarbeiter, der Databay AG, Jens-Otto-Krag-Straße 11, 52146 Würselen gespeichert.

Datenübertragung aus der Verwaltungssoftware ANTRAGO Schnittstelle in AEWB+

Zum Zwecke der Durchführung der Online-Veranstaltungen werden die bei Veranstaltungsanmeldung erhobenen Daten (s. P. 1. Beschreibung Online-Anmeldung) durch eine Schnittstelle von unserem Veranstaltungsmanagementsystem Antrago zu AEWB+ übertragen.

Zugang zu AEWB+, BBB und Zoom

Für die Teilnahme an Online- und Blended-Learning-Veranstaltungen werden die unter VI 1 aufgezählten Daten verarbeitet, um den Zugang zum Learning-Management-System AEWB+ (aewb.iliasnet.de) zu ermöglichen. Ohne diesen Zugang ist die Teilnahme an Online- und Blended-Learning-Veranstaltungen nicht möglich. Für die Durchführung von Online- und Blended-Learning-Veranstaltungen, nutzt die AEWB das Open-Source-Tool BigBlueButton (BBB) und das Tool Zoom.

Log-Datei: Technische Notwendigkeit, Optimierung des Fortbildungs- und Serviceangebots, Statistik:
Der Zugriff auf AEWB+ wird in einer Log-Datei dokumentiert und gespeichert. Die Erhebung dieser Daten ist technisch notwendig, um den Besuch auf AEWB+ über das Endgerät zu gewährleisten. Zusätzlich werden die Daten zur Optimierung des Fortbildungs- und Serviceangebots der AEWB und zu statistischen Zwecken genutzt.

Technische Authentifizierung der Benutzenden im System AEWB+
Die Daten Benutzername, E-Mail-Adresse und Passwort dienen der Authentifizierung der Benutzenden im System. Ohne diese Zugangsdaten kann der Zugriff der Nutzenden, auf die Plattform und eine Kommunikation mit z. B. der AEWB im Zusammenhang mit der Plattform technisch nicht ermöglicht werden.

Authentifizierung der Benutzenden im System AEWB+ durch die Dozierenden
Über den realen Namen (Vor- und Nachname) können Dozierende die einzelnen Nutzenden in den Kursen und Modulen identifizieren (z.B. bei Teilnahmebescheinigungen und zur Feststellung der Anwesenheit z.B. bei Online-Veranstaltungen erforderlich)

Optionale Nutzer/-innenangaben auf AEWB+:
Die optionalen Angaben (s. P. 1) dienen dazu, die Kommunikation über die Plattform zu erleichtern, so dass mit anderen Teilnehmenden oder Dozierenden Nachrichten über die Plattform ausgetauscht werden können und die jeweiligen Daten für die anderen Nutzenden sichtbar sind. Die Daten können im persönlichen Nutzerprofil gespeichert werden und sind sodann ebenfalls für die anderen Nutzenden sichtbar.

Die Eingaben können in den Einstellungen des Profils geändert bzw. rückgängig gemacht werden. In AEWB+ können Nutzende einstellen, was andere Nutzende vom eigenen Profil sehen.

Datenverarbeitung außerhalb der EU / des EWR in Verbindung mit der Nutzung des Tools Zoom

Unser Zoom-Account wurde so konfiguriert, dass Daten von Online-Veranstaltungen ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland bzw. innerhalb der EU/EWR verarbeitet werden. Zoom Meeting-Metadaten werden in Rechenzentren in den USA verarbeitet. Die Übermittlung der Zoom Meeting-Metadaten in die USA erfolgt auf Grundlage der mit Zoom geschlossenen Standard-Vertragsklauseln

Die personenbezogenen, elektronisch verarbeiteten Daten werden zehn Jahre nach der letzten Teilnahme gelöscht. Dies gilt sowohl für Präsenz- als auch für Online- und Blended-Learning-Veranstaltungen auf AEWB+. In diesem Zeitraum ab der letzten aktiven Teilnahme müssen die angegebenen Daten aufgrund der Aufbewahrungsfristen im Belegwesen und um erworbene bzw. ausstehende Zertifikate nachvollziehen zu können, aufrufbar sein. Betroffene Personen können die Einwilligung der Speicherung und Verarbeitung Ihrer Stamm- und Teilnahmedaten schriftlich jederzeit widerrufen. Eine Teilnahme an den Fortbildungen der AEWB ist ohne die Einwilligung der elektronischen Datenspeicherung und -verarbeitung nicht möglich.

Dauer der Speicherung personenbezogener Daten auf AEWB+

Grundsätzlich werden die globalen Nutzer/-innendaten so lange in der Datenbank vorgehalten, bis das Benutzerkonto gelöscht wird. Dies geschieht automatisiert nach zehn Jahren Inaktivität (nach zehn Jahren wird an die Betroffenen eine Hinweismail verschickt, nach weiteren 90 Tagen Inaktivität wird das Konto gelöscht) oder nach Anfrage durch die Nutzenden. Spätestens mit Löschung des Benutzerkontos werden auch die Kursdaten entfernt, falls diese nicht schon durch die Löschung des Kurses selbst entfernt wurden. Darüber hinaus löschen wir die Daten entsprechend den gesetzlichen Fristen. Hierfür gelten grundsätzlich die Aufbewahrungsfristen der Niedersächsischen Aktenordnung (Nds.AO).

Eine Übermittlung von Name, Vorname, Adresse und Telefonnummer der Teilnehmenden erfolgt gemäß § 6 Abs.4 der Niedersächsischen Verordnung über infektionsschützende Maßnahmen gegen die Ausbreitung des Corona-Virus (CoronaVO) auf Verlangen der jeweils zuständigen Behörde (Landesgesundheitsamt, örtlich zuständiges Gesundheitsamt). Eine Übermittlung ist bis zu vier Wochen nach Beendigung des Bildungsangebots oder der Prüfung möglich (§ 6 Abs.1, S.7 CoronaVO). Darüber hinaus findet keine Weitergabe von Daten an Dritte statt (vgl. Punkt 3 Weitergabe von Daten an Dozierende und externe Tagungsstätten).

AEWB+, BBB, Zoom

Die AEWB verwendet die Daten ausschließlich im Rahmen der Durchführung von Online-und Blended-Learning-Veranstaltungen und der damit im Zusammenhang stehenden Nutzung der Plattform AEWB+. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt hierbei nur an die entsprechenden Dienstleister und Auftragsverarbeiter, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine Einwilligung erteilt wurde.

Verlinkung auf Inhalte von Drittanbietern (YouTube)

An einigen Stellen auf AEWB+ wird auf Inhalte des Videoportals YouTube verlinkt. Betreiber von YouTube ist die Google Ireland Limited (“Google”), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Eine Einbettung von YouTube erfolgt seitens der AEWB nicht, kann aber technisch nicht global ausgeschlossen werden. Vor dem Starten des Videos werden die Nutzenden darauf hingewiesen, dass durch den Klick und somit durch die bewusste Nutzung des Links, Daten an Drittanbieter und übertragen werden. Auf Art und Umfang der übertragenen bzw. gespeicherten Daten beim Starten des Videos hat die AEWB keinen Einfluss. Weitere Informationen zu den von YouTube erhobenen Daten, deren Speicherung und Nutzung sind in der Datenschutzerklärung des Betreibers zu finden.

Speicherung von Cookies

Durch die Nutzung von AEWB+ werden nicht nur serverseitig Informationen gespeichert, sondern auch clientseitig, d. h. im Webbrowser (sogenannte Cookies). AEWB+ speichert ausschließlich Cookies, die der Wieder-Authentifizierung der Nutzenden am System dienen. Dadurch müssen sich Nutzende nicht bei jedem Neustart des Browsers neu am System anmelden, sondern sind automatisch eingeloggt. Es werden keine personenbezogenen Daten in Cookies gespeichert. 

Betroffene (i. d. F. Teilnehmende) können die Einwilligung der Speicherung und Verarbeitung Ihrer Stamm- und Teilnahmedaten schriftlich widerrufen. Eine Teilnahme an den Fortbildungen der AEWB ist ohne die Einwilligung zur elektronischen Datenspeicherung und -verarbeitung nicht möglich.